כל אירוע נתקל בצרות שלו. לפעמים תוכנית א' לא ממשיכה ומתכננים צריכים להיעזר בתוכנית ב'. עם זאת, אל תתנו לדברים הקטנים להגיע אליכם.
שום אירוע לא יהיה מושלם, אז אל תלחץ על הטעויות הקטנות. רק דעו שעם קצת תכנון, נוכל לנסות להפוך אותו לכמה שיותר מושלם.
כדי לסייע בהצלחת האירוע הבא שלך, הנה 10 דברים חשובים שכדאי לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע:
1 – תחילה משימות גדולות
אל תבזבז את זמנך בניסיון לתכנן את המשימות הקטנות יותר בהתחלה. ודאו שאתם מקבלים תחילה את המיקום, גודל המיקום, הקייטרינג, הבילוי והתאריך המתוכנן. אלו המשימות החיוניות ביותר להצלחת האירוע.
אנשים דואגים יותר למה שקורה באירוע מאשר באילו מפיות הם משתמשים. כמו כן, הקפד לבדוק את היומן מראש. היו בטוחים שהתאריך שתבחרו הוא התאריך הזמין ביותר עבור אנשים שיבואו.
2 – צור תקציב
לפני השלמת כל אחת מהמשימות הללו, עליך לקחת בחשבון את התקציב שלך. כסף תמיד יהיה גורם בכל החלטה שתתקבל.
האצל את ההוצאות שלך לקטגוריות ספציפיות כדי שלא תוציא יותר מדי בקטגוריה אחת ולא מספיק בקטגוריה השנייה. כמו כן, הישאר בטווח המחירים שלך.
אם אינך יכול לשלם עבור השטח הגדול, בדוק את השטח הקטן יותר. עם זאת, אם אתה צריך את השטח הגדול הזה, מציאת נותן חסות לכיסוי העלויות תהיה האפשרות הטובה ביותר הבאה.
בחלק מהמקומות יש אפילו הצעות בלעדיות ויכולים לעבוד איתך כדי לנצח את העלויות שלך על ידי ארגון לשונית בר מינימלית וכו'.
3 – המיקום
המיקום הוא אחד הדברים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון. אני זוכר שהיה לי אירוע גדול של הגברה ותאורה בצפון שהייתי צריך לשנע לקוחות למקום האירוע, אם הלקוחות שלך רחוקים מדי ממקום האירוע הזה, ייתכן שלא תהיה להם תועלת לנסוע כל כך רחוק. ככזה, אם לא תשנה את המקום אתה הולך להפסיד קצת עסקים.
אם האירוע לא נמשך כל היום, זה טוב אם במיקום הרצוי שלך יש מקומות אחרים שבהם אנשים יכולים להעביר את זמנם, כדי שהם לא תקועים בחדרי המלון שלהם בהמתנה.
מיקום רצוי וקרוב חשוב להשתתפות אנשים.
4 – איזה סוג של בידור כדאי להשיג?
מה הנושא של האירוע שלכם ומי מגיע? קהלים שונים ידרשו ויגיבו לסוגים שונים של בידור.
למשל, מלצרים חשוכי חזה ומופע חשפנות מושלמים לבילוי נשים או מסיבת תרנגולות, אבל ברור שלא מתאים לסוגים אחרים של אירועים.
אם אתה רוצה לרקוד מעורב, שקול DJ או אורח מוזיקלי, אבל אם זה בידור בזמן ארוחת הערב, אתה יכול לפתוח את האפשרויות שלך יותר.
אם מדובר במצגת/אקספו, מצאו פרזנטורים שיתאימו לנושא האירוע שלכם. אתה יכול אפילו לעשות את זה בעצמך אם אתה מרגיש שיש לך את המיומנויות שהאירוע שלך דורש!
עם מי שאתה שוכר, אתה צריך לקחת בחשבון גם את סוג הציוד שהוא דורש. הקפידו להקדיש זמן לבדיקת גודל הציוד והאם הוא פועל כראוי בתוך השטח שעומד לרשותכם.
5 – נגישות WiFi
האינטרנט הוא כלי חיוני בעסקים בימינו. אם לאירוע יש אפליקציה או צריך שימוש באינטרנט, נחמד לדעת ש-WiFi מסופק במקום.
האורחים יכולים להוריד את האפליקציה ולהיות בדרכם, או שמציגים יכולים להשתמש ב-WiFi למצגות שלהם. אם אורח צריך, הוא יכול להתקשר בווידאו ללקוחות ברחבי העולם.
תמיד היו מוכנים שמישהו יבקש את סיסמת ה-WiFi, זה יעיל וחיוני למודל העסקי היום.
6 – תיאום מתנדבים/צוות
האנשים האלה הם הנכס הכי חשוב שלך. אלו האנשים שנמצאים באירוע שעות מראש כדי לעזור בהקמה ושעות אחרי להוריד הכל. הם צוות העוזרים שלך.
ודא שלאנשים אלה ניתן משהו לעשות בכל קצוות הזמן, כך שהם יוכלו להיות פרודוקטיביים בשעות קריטיות בתהליך האירוע שלך.
לפעמים לבידור/מקום האירוח שלך יהיה צוות ניקיון משלהם, וזה תמיד בונוס. אבל תמיד צריך להיות שם צוות של האנשים שלך כדי לעזור. זה נראה טוב עליך ועל החברה שלך, וסביר להניח שהאנשים ששכרת לאירוע ירצו לעבוד איתך שוב.
7 – מי בא?
מי אתה רוצה שיגיע לאירוע שלך? האם זה אירוע פרטי או שמזמינים גם משפחה וכו'?
חשוב לשווק את האירוע שלכם לפי הקהל הנכון. פרסום פליירים, שליחת הזמנות בדואר או פרסום אירועים ברשתות החברתיות עשוי להיות טוב לשוק הציבורי. אבל אם אתה הולך לפרטי, עדיף לעבור על הזמנות באופן פרטי ברשתות החברתיות, או הזמנה אישית בדואר.
אנשים אוהבים להרגיש מיוחדים וחלק מקבוצה נבחרת, אז ההזמנה הפרטית צריכה להרגיש אישית לסוג האירוע שאתה עורך.
8 – הכנסת אורחים
כפי שנאמר קודם, האצלת משימות של אנשים אחרים היא בסדר; אתה לא צריך לקחת על עצמך הכל בבת אחת. ודאו שאתם והצוות שלכם נגישים ואדיבים כלפי האנשים ששכרתם לאירוע.
זה נראה כמו צעד בסיסי, אבל זה הצעד החשוב ביותר להרשים את החברות / האורחים סביבך ואת האנשים שאתה עובד איתם.
אנשים ירצו לעבוד עם אנשים נחמדים ומתלהבים מהאירוע ולא אנשים נרגנים או לא מתלהבים.
9 – התוכנית
תוכנית היא מחווה נחמדה ומקצועית להראות לאורחים אחרים שהאירוע שלכם מאורגן ובזמן.
קיום משבצות זמן לכל מצגת בתוכנית מביא לתוצאות. זה גם נחמד לסחוב לוח זמנים כדי שהאורחים ידעו לאן ללכת הלאה, כמו גם כמה זמן תימשך כל מצגת.
אם יש מספר אירועים המתרחשים בו זמנית, טוב שהאפשרויות המפורטות בתוכנית. האורחים ישמחו לדעת שהם נמצאים במיקום הנכון בזמן הנכון.
בהתאם לחלל, תוכנית קומה בתוכנית תעזור להראות לאורחים לאן ללכת באירוע אם הם הולכים לאיבוד. הפיכת התוכנית ליצוגית תראה גם את מידת המאמץ שהושקע בכל פרט באירוע!
10 – קח את הזמן שלך
ודא שאתה נותן לעצמך כמות מספקת של זמן כדי להשלים את המשימות שלך. אל תחכו לרגע האחרון כדי לעשות הכל. אתה רק הולך להלחיץ את עצמך יותר ולהיתקע בתלם שאתה לא רוצה להיות בו.
המשיכו להאציל, לנהל את הזמן שלכם היטב, והכי חשוב, תהנו!
על ידי שמירה על 10 הדברים האלה, אתה אמור להיות בדרך לאירוע מוצלח מאוד!
